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Le riunioni che funzionano: da perdita di tempo a strumento di leadership

Leadership

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Ciao, oggi parliamo di riunioni, le riunioni che funzionano: da perdita di tempo a strumento di leadership.
Parto sempre dal nostro Manuale del manager e parliamo di riunioni, argomento trattato e bistrattato e oggetto di tanti commenti. Le critiche infatti abbondano.
Se nel 1492, scrivo nel manuale, Colombo avesse convocato una riunione sarebbe rimasto ancorato al molo, diceva un politico americano. Ma aveva ragione? In realtà dipende da chi le organizza, da come la si pianifica, dalla chiarezza degli obiettivi, dalla soddisfazione dei partecipanti e dai risultati che vengono raccolti. Ma bisogna trarne il meglio lasciando fuori dalla porta i lati negativi.
È un capitolo che abbiamo trattato con i miei collaboratori in maniera molto diffusa, perché? Perché ritengo che il modo in cui abbiamo, uso il plurale, via via cambiato il nostro modo di riunirci sia stata una delle leve del successo che ci ha portati dove siamo arrivati oggi e dove arriveremo certamente domani. Oggi io coordino una struttura di 22 riporti diretti di 22 manager, quindi non è che posso e non voglio proprio fare costantemente riunioni. La riunione è uno degli strumenti più sottovalutati e criticati del mondo manageriale, sicuramente, ma anche uno dei più potenti, lo ritengo potentissimo personalmente.
A un patto, se ben progettata, se ben gestita e diventa il momento di allineamento più importante del team che coordini e tu con loro, decide e trasforma le idee di tutti in azioni concrete. Spesso sono viste come perdite di tempo, io dico giustamente, perché se si va in riunione solo perché un capo dica quello che c'è da fare, diventa inutile per qualcuno., ascolta, ascolta, ascolta delle parole, non partecipa, non è attivo, non è proattivo e, come dicevo poco fa, la riunione efficace serve ad allineare il team, a far crescere concretamente un'idea in un'azione, prendere quindi delle decisioni che sono condivise.
Come dico spesso, sempre, sono contento quando in una riunione trovo tante idee diverse dalla mia, poi tutti insieme si esce con delle azioni che sono condivise e tutti quanti, ognuno col proprio stile, le porta avanti. Fondamentale, quindi, per chi gestisce la riunione, nella organizzazione della stessa, intanto comunicare ai partecipanti quali sono i temi da affrontare e poi dare la possibilità nel tuo modo di gestirla, nel tuo modo di leader di quel gruppo, fare in modo che ognuno dei partecipanti si senta libero, sereno di esprimere la propria opinione, quindi che non ci deve essere un giudizio da parte di nessuno. Allora diventa un momento estremamente costruttivo, la riunione deve essere sempre ben preparata e deve essere sempre in linea da parte del leader, da chi la convoca, con quello che deve essere coerente con quella che era la convocazione, con l'ordine del giorno, diciamolo, l'agenda, chiamiamolo come vogliamo.
Ci debbono essere dei tempi definiti, l'inizio e la fine devono essere una certa ora e una certa ora, mai sforare, se vado troppo lungo significa che abbiamo sbagliato qualcosa, se qualcuno arriva in ritardo vuol dire che non è interessato alla riunione e quindi la puntualità è una regola di rispetto e leadership, la puntualità vuol dire non solo quando si inizia, ma anche quando si finisce. Tecnologia va gestita molto bene, sono un maniaco del telefono silenziato, nessuna distrazione, ma con il sorriso, come dico anche se gestiamo riunioni molto più ampie che non siano solo ristrette la mia struttura manageriale, la struttura che coordino, faccio sempre il gesto di telefonino oggi non c'è, siamo qua per noi e ognuno per gli altri, presenza, comunicazione, poche distrazioni, si è lì a lavorare e quindi noi dobbiamo nel ruolo manageriale facilitare la discussione, evitare divagazione, mantenere il foco sugli obiettivi che ci eravamo dati, si chiama rispetto l'uno verso gli altri, questo è.
Quando è che ha senso fare una riunione? Quando dobbiamo prendere delle decisioni, le decisioni per un tempo lungo, porto un esempio banalissimo, io il giorno 23 ho una riunione con tutta la struttura manageriale che coordino, è già stata convocata, ci sono dei punti precisi che servono a lanciare le linee guida per l'attività del prossimo semestre, luglio-dicembre, quindi non faremo sei riunioni, facciamo una in presenza. Oggi fortunatamente con i sistemi tecnologici che abbiamo a disposizione possiamo ridurre i tempi, non mi piace far spostare le persone e facciamo un bel collegamento Teams, Zoom, una web call e se ci sono dei piccoli aggiustamenti da fare, in un attimo li facciamo, ma nella riunione del giorno 23 saremo estremamente concentrati, sappiamo su cosa vogliamo lavorare, sappiamo tutti che ognuno deve portare la propria idea su quei punti che abbiamo stabilito, quindi saremo 22 più 1 il sottoscritto, saranno 23 idee diverse da portare sul tavolo e si uscirà con poche, quelle che abbiamo deciso, azioni da portare avanti in piena condivisione.

Questo viene trasferito anche su tutta la struttura che coordiniamo, coordiniamo oggi circa 340 persone, quindi è fondamentale che ci sia una unica modalità di gestione della struttura stessa, ripeto e ci tengo tantissimo e fa parte della gestione come leader, mi voglio definire, di questo Team, ognuno col proprio stile, quindi non c'è Mario che deve fare Ottavio, Ottavio che deve fare Luigi, c'è un sistema comportamentale, c'è un'azione da portare avanti, vinciamo se ognuno di noi è se stesso, questo crea anche un ponte fiduciario sempre molto importante con le strutture che coordiniamo. Le riunioni online, ne ho parlato poco fa, sono molto interessanti, ma con molta attenzione, perché richiedono molta più disciplina rispetto a quelle in presenza, perché devi avere la forza di stare concentrato per un tempo limitato magari, e anche qua è fondamentale comunicare alla propria struttura l'inizio e la fine prevista dell'incontro, perché è più difficile resistere alla tentazione di distrarsi, sicuramente il telefonino ce l'hai lì, quindi arriva una chiamata, non rispondi certamente perché sei in riunione, ma l'occhio ce lo butti, magari ti distrai, certamente sempre a telecamera accesa, perché il contatto quantomeno visivo, anche se a distanza, crea comunque una connessione relazionale importante.
Dopo parlo per me, ma è l'obiettivo che tutti dobbiamo avere, o magari ci sono persone che mi ascoltano molto più brave di me, nel momento in cui ci siamo tutti addestrati all'utilizzo della webcam, ne conosciamo oggi i vantaggi che sono, come ho detto prima, il tempo, l'efficienza, la velocità, la possibilità di evitare qualsiasi perdita di tempo, diventa uno strumento secondo me estremamente importante. Anche qua una banalità però non la è, l'ambiente, la luce, la correttezza dell'audio, se tutto funziona bene l’attenzione aumenta, l'efficacia dell'incontro ovviamente migliorata all'ennesima potenza, e questo fa sì che quella famosa riunione diventi veramente qualcosa di produttivo. Ci siamo riusciti molto bene per quanto riguarda la mia esperienza, ci stiamo riuscendo bene, vedere un gruppo di persone che si sente libero di esprimere la propria opinione, che c'è il confronto, che c'è l'attività, e poi sempre nei tempi corretti si esce con una decisione, questo fa sì che questa bistrattata riunione, oddio c'abbiamo la riunione, sia invece un momento estremamente produttivo. Quindi parlo per me, mi piace portare le mie esperienze, non abbiamo un calendario di riunioni fissate, la riunione soprattutto in presenza si fa se è necessario farla, non è che canonicamente il primo martedì del mese ci si riunisce, si riunisce perché? A far che cosa? Ci si riunisce se c'è necessità di farlo, non tanto per farlo, se non c'è necessità ci vogliamo bene lo stesso e facciamo benissimo le nostre cose, perché sappiamo tutti che cosa c'è da fare.
Quindi tornando al mio esempio di prima, il 23 giugno finito l'incontro che è previsto per le 18.30, tutta quanta la mia struttura e io stesso, perché siamo un gruppo unico, sappiamo che cosa dobbiamo fare e in che modo nei prossimi sei mesi fino al 31 dicembre, dopo ripeto i piccoli aggiustamenti, le novità da portare, via web call veloci, efficaci.
E soprattutto gli ultimi 15 minuti, non dimenticateli mai, se posso permettermi un suggerimento, negli ultimi 15 minuti vinci la partita, nel senso che avere già stabilito tutto lo scheletro, l'impianto delle attività da fare, in questi ultimi 15 minuti tu da leader devi fare la sintesi, ma attenzione questo vale anche del professionista, del consulente finanziario con un cliente importante, ci siamo detti che, allora siamo d'accordo che, ci rivediamo il con un cliente, se no decidiamo che cosa fare, quindi in questi ultimi 15 minuti la sintesi, il recap per essere tranquilli che tutti ci si sia capiti e se necessario c'è ancora il tempo per ricevere un feedback in più, per migliorare questo incontro che sarà stato motivante, entusiasmante, utile, sicuramente efficace, quindi buona riunione a tutti.

Le riunioni che funzionano: da perdita di tempo a strumento di leadership

Le riunioni sono spesso considerate una perdita di tempo. In realtà, quando vengono progettate con metodo e guidate da una leadership efficace, rappresentano uno degli strumenti manageriali più potenti per allineare il team, prendere decisioni e trasformare le strategie in azioni concrete.

Perché molte riunioni non funzionano
Le riunioni diventano inefficaci quando mancano obiettivi chiari, un ordine del giorno definito e una gestione rigorosa dei tempi. Convocare persone senza uno scopo preciso porta inevitabilmente a dispersione, scarso coinvolgimento e perdita di produttività.

Una riunione efficace, invece, nasce da una preparazione accurata e dalla volontà di valorizzare il contributo di tutti i partecipanti.

Come organizzare una riunione efficace
Ogni incontro dovrebbe prevedere:

un ordine del giorno condiviso in anticipo;
obiettivi chiari e misurabili;
partecipanti realmente coinvolti;
orario di inizio e fine rispettato;
eliminazione delle distrazioni;
confronto aperto e costruttivo.

Il ruolo del leader non è monopolizzare la discussione, ma facilitare il dialogo, mantenere il focus e creare un ambiente in cui ogni persona si senta libera di esprimere il proprio punto di vista.

Riunioni in presenza e riunioni online
Le piattaforme di videoconferenza consentono oggi di ridurre tempi e spostamenti, rendendo molti incontri più efficienti. Tuttavia, le riunioni online richiedono ancora maggiore disciplina: webcam accesa, ambiente ordinato, audio di qualità e attenzione costante sono elementi fondamentali per mantenere alta la partecipazione.

La riunione in presenza resta invece lo strumento ideale quando è necessario condividere strategie, prendere decisioni importanti o costruire una visione comune.

Gli ultimi 15 minuti fanno la differenza
Una delle fasi più importanti di ogni riunione è la conclusione. Gli ultimi 15 minuti dovrebbero essere dedicati al riepilogo delle decisioni prese, alla definizione delle azioni operative e alla verifica che tutti abbiano compreso obiettivi e responsabilità.

Questo momento permette di raccogliere eventuali feedback, chiarire gli ultimi dubbi e uscire dall'incontro con un piano condiviso.

Una riunione ben gestita non serve semplicemente a comunicare informazioni, ma a costruire fiducia, responsabilità e collaborazione. Quando ogni partecipante contribuisce alle decisioni, aumenta il coinvolgimento e cresce il senso di appartenenza al team.

La vera leadership non consiste nel parlare di più, ma nel creare le condizioni affinché il gruppo lavori insieme verso un obiettivo comune.

Le riunioni non devono essere un appuntamento fisso in agenda, ma uno strumento da utilizzare quando esiste un reale bisogno di confronto e decisione. Preparazione, ascolto, sintesi e rispetto dei tempi trasformano un semplice incontro in un'occasione di crescita per l'intero team.

Una riunione efficace non termina quando le persone escono dalla sala: termina quando tutti sanno con chiarezza cosa fare e sono motivati a farlo.