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Metafore ed email: gli strumenti invisibili di comunicazione del manager

Leadership

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Ciao, sono Ottavio, Ottavio Corali. Oggi parliamo del capitolo 7 del nostro Manuale del Manager. Metafore ed email, strumenti invisibili di comunicazione del manager.
Leggo. Ve lo dico con una metafora. Un modo brillante per spiegarsi meglio e rendere il manager più brillante ed efficace, dando ai contenuti tecnici un tono narrativo. Promossa anche la posta elettronica, così comoda e veloce che tutti la utilizziamo, ma senza esagerare, altrimenti tra computer, tablet e smartphone le più importanti si perdono e per migliorare l'effetto vanno scritte con molta cura.
Comprenderete che io parlo del Manuale del Manager, ma come ho detto più volte, queste cose, manager di se stessi, valgono certamente per chi fa il consulente finanziario e si rapporta con della clientela. Ho sintetizzato un po' di punti.
Nel lavoro del manager, ma, e poi non lo dico più, immaginatevi anche col vostro cliente. Non conta solo cosa si dice, ma come lo si rende comprensibile e operativo. La metafora serve a semplificare, a ispirare.
Mentre l'email è lo strumento quotidiano. Attenzione che se usato male può generare caos, direi liti, invece che chiarezza. Comunicare bene significa sapere alternare emozione e precisione. Vale per il manager, vale per il professionista con il proprio cliente.
Dicevamo, non conta solo cosa si dice, ma come si rende comprensibile e operativo la comunicazione è uno strumento di lavoro. Se non funziona, non funziona il team, non funziona la relazione col cliente.
Metafora, email, chat, whatsapp, non sono solo dettagli. Sono leve diverse per ottenere risultati diversi. Teniamolo sempre molto ben presente.
Per chi ha il manuale o per chi se lo vuole comprare, capitolo 7 è fondamentale secondo noi.
La metafora, la metafora rende le idee immediate. Raggiungere un obiettivo importante attraverso un percorso, posso usare la metafora come una bella azione a calcio, costruita bene, tatticamente e faccio gol.
La metafora per costruire un obiettivo. L'obiettivo è il gol, c'è un percorso precedente, c'è una tattica, ci sono dei giocatori. Parla la metafora alla parte emotiva del cervello e rende i messaggi più rapidi da capire e ricordare.
Non è estetica, certamente semplificazione. Trasforma concetti complessi in immagini chiare. È fondamentale nella nostra attività perché, mi immagino col cliente, possiamo parlargli del portafoglio che gli abbiamo costruito con i termini più tecnici del mondo, con una grandissima competenza.
Ho il dubbio che magari non comprenda tutto e siccome non comprende, non compra. Vale la stessa cosa nel manager, nella gestione di un team. Mi viene in mente il budget come gara di resistenza, il budget, l'obiettivo, la carriera come una maratona, il team come un organismo unico.
La metafora deve semplificare, mai complicare. Se è forzata, perde di efficacia. Usare esempi sulle passioni che hanno gli uomini che abbiamo di fronte, siano essi gestiti come manager nel team piuttosto che clienti, allora ci facciamo comprendere e capire e verremo ricordati come persone che hanno reso facile un concetto difficile. Questo sempre.

L'email. Chiarezza prima di tutto.
Nell'email, prima di tutto, dobbiamo tenere presente che è uno strumento operativo, non narrativo, non dobbiamo trasferire le nostre emozioni, perché non so mai in che stato d'animo è la persona che la va a leggere. Sempre usando le metafore, provate a pensare se alla persona alla quale sto scrivendo e sono in un momento di euforia e sto bene, e gli do come feedback su una cosa che ha detto, che ha detto una sciocchezza e sei stato un po' stupido. Ma nel mio intento ridendo.
Pensate se quel signore che la sta leggendo, anche mio collega, amico, quella mattina si è alzato male. La parola che gli rimane in testa è che gli sto dando dello stupido. Quindi dobbiamo fare molta attenzione.
L'email deve essere costruita con frasi brevi, paragrafi separati, contenuto diretto. È uno strumento operativo. Il tono deve essere professionale, certamente umano, mai rigido o confuso. Le email non servono per gestire, come ho detto, emozioni o conflitti. Diventano dei ping pong infiniti e nessuno ci si capisce.
Destinatari.
Con la A. A chi agisce.
In conoscenza. Chi deve sapere.
In conoscenza nascosta. Con molta attenzione. Può generare anche qua delle situazioni difficili da gestire.
Se scrive a qualcuno in conoscenza nascosta, l'ho prima chiamato e gli ho detto il motivo per il quale sarà in conoscenza nascosta. Questa è la mia modalità.
Mai lunghe, veloci, corte, efficaci.
Ripeto, è uno strumento operativo. Molta attenzione a come viene usato, perché rischiamo di trasformare qualcosa di utile in qualcosa di estremamente pericoloso. Le chat vanno molto di moda, si usano, sono comode.
Sono strumenti di coordinamento rapido. Io ho 22 colleghi nella mia struttura manageriale. La chat è molto comoda.
Deve essere rapida, non per decisioni certamente complesse, ma mi servono per gestire, come vantaggio più importante, gestire situazioni con immediatezza, continuità, velocità di risposta. Non deve essere un modus operandi, sennò rischia di diventare una forma di comunicazione che va a sovraccaricare tutte le altre comunicazioni che abbiamo. Anche qua sempre molta attenzione sui fraintendimenti di tono.
Quindi deve essere veloce, rapida, chiarissima. La chat deve essere organizzata, tutti devono sapere qual è lo scopo della chat, quindi molto chiari all'inizio. Non esistono quindi in comunicazione certamente degli strumenti validi in assoluto, ma lo strumento giusto per ogni situazione.
Le metafore servono a far capire, l'email a far agire, la chat a coordinare. Il principio del manager, ma come ripeto, del manager, il professionista che gestisce i clienti, è la comunicazione per ottenere risultati, certamente non per riempire spazi. Non dimentichiamo mai anche l'ordine col quale comunico situazioni o feedback che possono anche contenere dei suggerimenti di miglioramento.
Sempre perché il nostro cervello reagisce alla sua maniera, e non mi voglio dilungare più di tanto sulla comunicazione, sebbene sia per me una passione, oltre che farla diventare uno strumento veramente importante nella mia gestione. Potrei allargarmi al public speaking. Siate voi stessi sempre, in qualsiasi situazione, ma conoscendo le regole.
Non snaturatevi, ma le regole sono queste. Dicevo di gestire bene anche i feedback nella comunicazione usando le metafore. Se dico al signore che ho di fronte, dove ho visto delle aree di miglioramento, degli errori, delle situazioni migliorabili, me ne ha fatto bene, delle altre cose, vi porto un piccolissimo esempio.
Guarda, caro Mario, hai lavorato benissimo su questi quattro punti, si può far meglio sugli ultimi tre. Credo che nella testa vi rimanga, si può far meglio gli ultimi tre. Ve la giro.
Caro Mario, su questi tre punti possiamo lavorare insieme per migliorarli, ma hai fatto benissimo gli altri cinque. È facile. Dobbiamo rimanere concentrati, sapere come funziona la comunicazione, essere noi stessi, ma conoscendo le regole.
Buona comunicazione a tutti.

Metafore ed email: gli strumenti invisibili di comunicazione del manager

Nella gestione di un team o nella relazione con il cliente non conta solo la qualità dei contenuti, ma il modo in cui vengono resi comprensibili e operativi. La comunicazione è a tutti gli effetti uno strumento di lavoro: se non funziona, si bloccano i progetti e si compromettono i rapporti. Per questo motivo, metafore, email e chat non sono semplici dettagli, ma vere e proprie leve strategiche per ottenere risultati diversi.
La metafora, in particolare, è una straordinaria arma di semplificazione. Il suo scopo non è estetico, ma pratico: traduce concetti tecnici complessi in immagini immediate che parlano alla parte emotiva del cervello, rendendo il messaggio più facile da ricordare. Pensare al raggiungimento di un obiettivo aziendale come a un'azione calcistica da portare in porta aiuta a unire le persone. Nel settore della consulenza finanziaria questo principio è vitale: se un concetto viene espresso con troppi tecnicismi, il cliente rischia di non comprendere e, di conseguenza, di non agire.
L’email rappresenta invece lo strumento quotidiano per eccellenza, ma va considerata per quello che è: un canale operativo e non narrativo. Poiché non conosciamo lo stato d'animo di chi si trova dall'altra parte dello schermo, i testi devono essere brevi, diretti e strutturati in paragrafi separati. Il tono deve rimanere sempre professionale e umano, evitando di utilizzare la posta elettronica per gestire conflitti o emozioni, dinamiche che rischiano solo di generare fraintendimenti dannosi.
Un discorso simile si applica alle chat aziendali, nate per il coordinamento rapido e l'immediatezza delle risposte. Sebbene siano comodissime per gestire le urgenze o i piccoli allineamenti quotidiani di un team, il loro utilizzo va regolamentato per evitare un sovraccarico informativo. In sintesi, ogni strumento ha la sua funzione precisa: le metafore servono a far capire, le email a far agire e le chat a coordinare.
Infine, saper comunicare significa anche saper gestire l'ordine con cui si trasmettono i feedback. Il cervello umano reagisce in modo diverso a seconda di come posizioniamo le informazioni: focalizzarsi prima sulle aree di miglioramento e chiudere evidenziando i successi ottenuti permette di stimolare la crescita senza creare resistenze. Conoscere queste regole permette a ogni manager e professionista di rimanere se stesso, esprimendo la propria autorevolezza in modo naturale ed efficace.